1. REKISTERINPITÄJÄ

Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy
Isokatu 11 C 18, 90100 Oulu
044 970 6239
info@kuntoliike.fi

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy
Tomi Alatalo
044 543 7677
tomi.alatalo@kuntoliike.fi

3. REKISTERIN NIMI

Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:n asiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

  • Asiakkaiden hieronta- ja muun siihen liittyvän hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta sekä asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
- Hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen perusteella ja hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi
  • Rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien edellyttämät tehtävät
- Asiakkaiden informoiminen ja muistuttaminen Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:n palveluista (asiakkaan suostumuksella)
  • Asiakkaalle tarkoituksenmukaisten hoitotoimenpiteiden arvioiminen ja niistä tiedottaminen (asiakkaan suostumuksella)
  • Lisäksi asiakkaiden yhteystietoja voidaan käyttää asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseen

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Osarekisterit ovat:

  • Asiakkaan esitietolomake (Hieronnan ja personal training valmennuksen)
  • Potilaskortti
  • Ajanvarausjärjestelmä (internetpohjainen, järjestelmän toimittajana www.timma.fi)

Hieronnan esitietolomake sisältää asiakkaan antamat nimi-, syntymäaika-, osoite-, puhelinnumero-, sähköpostiosoitetiedot ja asiakkaan antaman suostumuksen tietojen tallentamiseen Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:n rekisteriin ja suostumuksen asiakkaan yhteystietojen käyttöön Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:n ja asiakkaan välisessä markkinoinnissa. Asiakkaan antamia yhteystietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Lisäksi esitietolomake sisältää asiakkaan antamat hoitotapahtuman kannalta oleelliset terveydentilatiedot. Asiakas vahvistaa tietojen oikeellisuuden ja suostumuksensa allekirjoituksellaan.

Hoitokortti sisältää asiakkaan nimi-, syntymäaika-/henkilötunnus-, ammatti-, osoite- ja puhelinnumerotiedot, lähettävän lääkärin/suosittajan tiedot, lähetteen diagnoosi- tai tulosyytiedot, esitiedot saaduista hoidoista ja asiakkaan oman kuvauksen ongelmasta ja nykyisistä oireista. Hoitokorttiin merkitään tiedot asiakkaan liikuntatottumuksista ja muista harrasteista, tiedot hoitotapahtuman kannalta oleellisista sairauksista ja terveydentilasta ja hoidon tavoitteesta sekä koulutetun hierojan täyttämät tutkimustiedot, hoitosuunnitelman ja toteutuneiden hoitojen tiedot. Asiakas vahvistaa esitietolomakkeessa allekirjoituksellaan salliiko hän muiden Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:ssä toimivien koulutettujen hierojien nähdä hoitoonsa liittyen hoitokorttiin kirjattuja tietoja.

Ajanvarausjärjestelmä toimii internetpohjaisesti Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:n www-sivuilla www.kuntoliike.fi. Ajanvarausjärjestelmä sisältää asiakkaan nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, ajanvarauksen päivämäärän, kellonajan, ajanvarauksen keston, varatun hoidon ja sen hinnan ja kenelle aika on varattu sekä varaamispäivän. Varaustapahtuman jälkeen järjestelmä lähettää automaattisesti sähköpostivahvistuksen varauksesta asiakkaalle ja hoitohenkilölle, jolle aika on varattu.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaan antamat tiedot sekä tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖN MUKAISET LUOVUTUKSET

Asiakasrekisterin tiedot ovat salassapidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 § ”Potilaslaki”) ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä on salassapitovelvollisuus kaikkeen asiakkaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää asiakkaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteristä ei luovuteta tietoja Euroopan unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Asiakastiedot/potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman asiakkaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Toimitusjohtaja seuraa salassapitosäädösten noudattamista.

Asiakastietoja/potilastietoja saa käyttää ainoastaan asianosaisen asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin asiakkaan suostumuksella.

Manuaaliset asiakastiedot/potilastiedot (Hieronnan esitietolomakkeet ja Hoitokortit) säilytetään valvonnan alaisina asiakaskansioissa, jotka säilytetään lukollisessa arkistokaapissa Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:n toimitiloissa, osoitteessa Isokatu 11 C 18, 90100 Oulu. Kansiossa oleviin tietoihin on pääsy ainoastaan hoitosuhteessa olevilla työntekijöillä.

Internetpohjaiseen ajanvarausjärjestelmään tallentuvat ajanvarauksen yksilöivät tiedot eivät ole nähtävissä muille asiakkaille. Hyvinvointikeskus Kuntoliike Oy:ssä ajanvarauskalenteria käytetään tietokoneella käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Lisäksi ajanvarausohjelmaan kirjautumisessa edellytetään käyttäjäkohtaista tunnusta ja salasanaa. Kalenteriohjelman käyttö tallentuu käyttöjärjestelmän lokitietoihin.